How-To Guide: Deinen Pop-Up Store in 12 Schritten eröffnen

Von der Idee über die Planung bis zur Umsetzung – Go—PopUp hilft Dir mit 12 Schritten, damit Deine Pop-Up Idee erfolgreich Wirklichkeit wird.

Yay. Du stehst vor der spannenden Aufgabe, einen Pop-Up Store zu eröffnen? Du liebäugelst mit der Idee und bist Dir aber noch nicht ganz klar darüber, was Dich erwartet? Es wird toll, versprochen! Mit den folgenden 12 Schritten wollen wir Dir ein bisschen unter die Arme greifen und Dir einen strukturierten Eindruck davon vermitteln, was Du alles bedenken solltest, um Deine Pop-Up Idee erfolgreich Wirklichkeit werden zu lassen.

1. Idee
Die Idee ist aller Dinge Anfang. Wenn Du sie Wirklichkeit werden lassen willst, musst Du den genauen Grund dafür kennen: Was ist die Story, die Du mit Deinem Pop-Up Store erzählen willst? Und wie präsentierst Du Dein Produkt, Dein Event oder Deine Dienstleistung authentisch in ihr? Eine nur vage Vorstellung davon reicht spätestens dann nicht mehr, wenn Du die passende Location suchst. Woher sollst Du wissen, welcher Store perfekt für Dich ist, wenn Du gar nicht weißt, in welche Richtung Du steuern musst, um was eigentlich zu erreichen? Frag Dich: Was ist Dein Unique Selling Point? Verlier Dein Alleinstellungsmerkmal niemals aus den Augen, der Fokus darauf gibt Dir Halt und Orientierung bei dem Vorhaben, einen Pop-Up Store zu eröffnen.

Das heißt aber nicht, dass Du von Anfang über alles genauestens Bescheid wissen musst. Gewisse Entscheidungen, die Du zu Beginn der Planung triffst, helfen jedoch, weil sich daraus andere Fragen wie von selbst klären.

2. Ziele
Wenn Du Deine Zeit und Deine Ressourcen in das „Vorhaben Pop-Up“ investierst, solltest Du Dir klare, messbare Ziele setzen: Willst Du Neukunden gewinnen? Die Markttauglichkeit eines neuen Produkts testen? Umsatz generieren? Oder soll Dein Pop-Up Shop Aufmerksamkeit erregen und die Brand Awareness in der Öffentlichkeit erhöhen? Teil einer Marketing-Kampagne sein? Warst Du bisher nur im Online-Business tätig und suchst offline den Kundenkontakt und das direkte Feedback? – Der Versuch, alle diese Ziele gleichermaßen zu erreichen, ist wenig erfolgversprechend. Priorisiere, was Dir besonders wichtig ist und überlege, was Deinem Unternehmen am meisten nützt.

Wenn Du während der Laufzeit einen Überblick über die Entwicklung Deines Pop-Ups behältst, liefert er Dir wertvolle Daten zur Erfolgsmessung. Während sich Umsatzzahlen relativ einfach erheben lassen, solltest Du Dir eine Methode überlegen, wie Du z.B. Besucherzahlen festhältst. Wenn Du Dich für einen Frequenzmesser im Laden interessierst, sprich uns an! Biete verschiedene Offline- und Online-Touchpoints an und sammle Clippings. Wie erfolgreich waren Deine Marketing– und PR-Strategien? Welche Presseberichte gibt es? Welche Blogposts? Beobachtest Du ein erhöhtes Engagement in Deinen Social Media-Netzwerken, steigende Follower Zahlen? Hashtags sind zum Beispiel eine gute Möglichkeit, seine Reichweite nachzuvollziehen. Wenn Du hier kontinuierlich am Ball bleibst, kannst Du auch schon während der Laufzeit Deine Strategie flexibel anpassen.

3. Zeitplan
Bist Du ein ungeduldiger Typ? Dann könnte folgendes eine wirkliche Bewährungsprobe für Dich sein: Nimm Dir Zeit für die sorgfältige Planung! Einige Wochen oder sogar Monate können je nach Umfang Deines Vorhabens ein angemessener Zeitraum sein. Das gibt Dir nicht nur die Flexibilität, über gewisse Entscheidungen auch mal eine Nacht schlafen zu können, sondern hilft nicht zuletzt bei der Location-Suche. Wann soll Dein Pop-Up eröffnen? Gibt es einen bestimmten Termin, etwa, weil das neue Produkt erscheint, weil die thematisch zu Deiner Idee passende Fachmesse stattfindet, weil Fashion-Week ist oder das Weihnachtsgeschäft anläuft? Setz Dir ein bestimmtes Datum, an dem Du den Shop, die Galerie, das Restaurant oder das Event launchen willst. Um dann möglichst stressfrei Richtung Deadline zu steuern, solltest Du einen zeitlichen Puffer einplanen – in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern oder beim Beantragen erforderlicher Lizenzen oder Genehmigungen entziehen sich manche Prozesse und Arbeitsabläufe Deiner Einflussnahme und können länger als erwartet dauern, so nervig das auch ist. Wenn Du ganz sicher gehen willst, erstelle Dir jeweils einen Plan B als Backup, das minimiert die Chance auf Stress-Situationen enorm.

4. Budget
Oh, schnödes Mammon. Ob eigene Ressourcen, Crowdfunding oder Investoren – egal, wie Du Deinen Pop-Up Store finanzieren willst: Du brauchst einen Finanzplan, um Ausgaben und Einnahmen kontrollieren zu können. Durch das Mieten einer Gewerbeimmobilie als Pop-Up Store fallen mehr Kosten an als die Netto-Kaltmiete. Es kommen ggf. Betriebs- und Nebenkosten hinzu, Ausgaben für Instandhaltung, Kaution, Versicherungen und vielleicht für die Reinigung. Wenn Verträge mit Dienstleistern oder Angestellten gemacht werden sollen, willst Du eventuell auf Rechtsbeistand zurückgreifen, um Dich abzusichern? Apropos Dienstleister: Externer Service, z.B. für das Kassensystem, oder qualifiziertes Personal kosten natürlich auch. Betreibe ein bisschen Marktforschung und macht Dir ein Bild von branchenüblichen Preisen, recherchiere nach vergleichbaren Angeboten (die Du für den Plan B gleich im Hinterkopf behalten kannst). Mach Dich kompetent und Du weißt, was Du für Dein Geld bekommen kannst – und was eben nicht.

Weil es ja vorerst nur ein temporärer Laden ist, solltest Du bei der Ausstattung Deines Ladens, Restaurants, Deiner Galerie oder Deines Events eher auf Miete als auf Kauf setzen. Plane auch Kosten für die GEMA und andere Lizenzen ein, für PR und Marketing. Nicht zuletzt braucht Dein Opening Event ein eigenes Budget. Und leg am besten auch einen Betrag für unvorhergesehene Ereignisse zurück, just in case, damit die schlimme Überraschung am Ende ausbleibt.

So zusammengefasst hört sich das alles wahnsinnig kompliziert und aufwendig an. Aber wenn Du alle Ausgaben gewissenhaft in einem stets aktuellen Finanzplan festhältst, behältst Du den Überblick und läufst nicht Gefahr, Deine Mittel ins Unerträgliche auszureizen. Vielleicht findest Du auch Kooperations-, Medien- oder Werbepartner, die Deine Ausgaben etwas entlasten? Und schließlich: Bedenke, dass die anfänglichen Auslagen für einen permanenten Laden im höheren fünf- oder sogar im sechsstelligen Bereich liegen können. Verglichen damit sind die Kosten für einen Pop-Up Store, bei dem ungleich mehr zurückkommt, ein regelrechtes Schnäppchen.

5. Partner
Passt ein Geschäftspartner in Dein Konzept? Unter Umständen kann es sich lohnen, einen Teil der kreativen Entscheidungsfreiheit zugunsten einer Kooperation aufzugeben. Möglicherweise findet sich ein Businesspartner, mit dem Du Dir die Ladenfläche teilen kannst, etwa weil er Dein Sortiment ergänzt? Oder ein Werbepartner ist bereit, Dir notwendiges Equipment günstiger zur Verfügung zu stellen, wenn Du dafür seine Flyer auslegst. Wie auch immer, ein Partner, der die eigene Vision teilt oder auf eine andere Weise an ihr arbeitet, kann auch als Verstärker funktionieren – die Kooperation erweitert das Netzwerk und ihr erreicht in kürzerer Zeit mehr Menschen.

Egal wie eure Zusammenarbeit konkret aussieht: Legt die Art und Weise eurer Kooperation fest. Bleibst Du als Main Character im Vordergrund und die anderen sind der Supporting Cast? Wer verantwortet welchen Aufgabenbereich? Wie viele Quadratmeter bekommt jeder von der Gesamtfläche? Wer übernimmt welchen Prozentsatz der Betriebskosten oder der Miete für die Ausstattung? Macht Verträge oder schriftliche Vereinbarungen über solche Sachen. Safety first.

6. Konzept
Wenn es an das Konzept Deines Pop-Up Stores geht, denke wieder an den Anfang: an Deinen Unique Selling Point. Bestimmt findest Du einen kongenialen Weg, das Alleinstellungsmerkmal Deines Produkts oder Deines Services in ein Ladenkonzept umzusetzen. Entwickle ein Sortiment, ein Menü, ein Thema – etwas, das die Bedürfnisse Deines Publikums befriedigt und das über die Dauer Deines Pop-Up Stores trägt. Es muss ja nicht immer der klassische Laden sein, der stumme Produkte in einem hübschen Arrangement präsentiert. Du kannst eine regelrechte Story erzählen, die eine einmalige Customer Experience ermöglicht, die nicht nur Dein Produkt, sondern Deine ganze Marke umfasst.

Du kennst Deine Kunden bereits? Dann kannst Du umso gezielter ein für Deine Zielgruppe maßgeschneidertes Konzept erarbeiten. Entwickle einen konsequenten Stil, der zu Deinem Vorhaben passt – und halte Dich daran! Wie hebt er sich von Konkurrenten ab? Think outside the famous box! Wie wäre es mit einem Pop-Up Kino? Einem Pop-Up Exit-Room? Einem Pop-Up Friseur? Oder alles zusammen? Nur, wenn Du bleibenden Eindruck hinterlässt, werden sich Deine Besucher an Dich und Deine Idee erinnern und zu Kunden werden. Überlege, ob weniger dabei nicht vielleicht mehr ist. Die vollgerammelten Innenstadt-Läden mit ihrer möglichst breiten Produktpalette hinterlassen jedenfalls keine sonderlich nachhaltige Wirkung. Die sind halt immer da. Schaffe Vertrauen, indem Du zeigst, dass Du weißt, was Du tust.

7. Location
Die richtige Location für Deinen Pop-Up Store ist das A und O. Über Deine Ziele, den Zeitraum und die finanzielle Planung hast Du bereits nachgedacht. Du weißt schon ungefähr, was geht und was nicht und bist an dem Punkt, wo die konkrete Suche nach der perfekten Location für Dein Pop-Up Vorhaben beginnen kann. Also: Was ist Dein Vorhaben? Ein Modeladen? Eine Bar oder ein Restaurant? Eine Galerie? Ein Workshop-Space? Ein Showroom? Gibt es den perfekten Kiez mit der richtigen Zielgruppe für Deine Idee? Willst Du viel Laufkundschaft in Innenstadt-Nähe erreichen oder suchst Du eher nach etwas Szenigem mit Underground-Flair? Auch hier kann man ruhig mal zur Marktforschung schielen: Wo hat Deine Idee oder Deine Brand die größte Wirkung?

Welche Art von Immobilie schwebt Dir vor? Suchst Du eine ganze Ladenfläche oder einen Shop-in-Shop? Passt ein Laden in der Haupteinkaufsstraße besser als ein Kubus im Hauptbahnhof oder eine Gewerbefläche in einer U-Bahn-Station zu Deiner Idee? – Priorisiere bei Deinen Zielen und formuliere auch an die Immobilie selbst ein paar Must Haves. Welche Verkehrsanbindung und Infrastuktur benötigst Du? Ist eine Außenfläche unverzichtbar? Viel Tageslicht? Je konkreter Du Deine Wünsche benennen kannst, desto zielgerichteter kannst Du suchen. Bewahre Dir aber auch ein bisschen Flexibilität, viele gute Ideen waren schließlich einmal ganz spontane. Go—PopUp unterstützt Dich bei der Suche. Stöbere in unserem ständig wachsenden Portfolio und finde unter den vielen Läden genau den einen – Deinen!

8. Storedesign
Wenn die ideale Location gefunden ist, beginnt der schönste Teil vom Planen eines Pop-Up Shops: das Storedesign. Dein Konzept gibt natürlich schon die Richtung vor, aber es stehen noch viele, viele Entscheidungen über Details an, bevor alles Wirklichkeit wird. Weil man alles zu einer Wissenschaft machen kann – von der Decompression Zone über die Powerwall zum Pyramid Principle gibt es für jede Frage der Ladengestaltung eine Expertenantwort –, kannst Du natürlich eine Designagentur beauftragen, die Dir professionell hilft. Wenn Du das aber DIY-mäßig selbst machen willst, solltest Du ein paar grundlegende Dinge beachten. Wenn Du etwa über die Ausstattung nachdenkst, beziehe nicht nur die Einrichtung, die Farb- und Lichtgestaltung und die Dekoration mit ein, sondern auch Merchandising-Fragen. Im Konzept hast Du Dich vielleicht schon auf ein begrenztes Sortiment festgelegt, aber was ist mit der Verpackung oder der Verkaufs- und Zahlungsmethode? Das alles gehört zum Einkaufserlebnis und sollte zu Deiner zentralen Story passen. Überlege, ob Du Sitzgelegenheiten integrieren willst, nutze das Schaufenster als Teaser und denke Deinen Laden als Event-Location. Stellen Dir konkret vor, was Deine Kunden in Deinem Store machen sollen. Sollen sie sich möglichst frei umschauen können oder gezielt durch den Laden geleitet werden? Sollen sie so lange wie möglich bleiben? Interagieren? Was brauchen sie jeweils dafür? Finde eine Balance und lasse Spielraum für Spontanität und Zufall. Zweckmäßigkeit ist nicht unbedingt der Begriff, den man hören will, wenn es um schönes Design geht. Im besten Fall schließt sich das aber nicht aus und Du wirst allem danken, was sich nach der Zeit Deines Pop-Ups unkompliziert zurückbauen und/oder weiterverwenden lässt.

9. Recht und Ordnung
Man kann fluchen wie man will, ums Recht kommt man nicht drumherum. – Und das ist auch gut so, denn es schützt ja auch einen selbst. Bist Du Dir der Rechtslage bewusst, an der Dein Pop-Up hängt? Hier sollten keine Fragen offen bleiben. Welche Dokumente brauchst Du zum temporären Mieten? Was für Steuern stehen an? Besorge Dir die erforderlichen Lizenzen, melde ein Gewerbe an, kümmre Dich um Genehmigungen. Bestehe bei mündlichen Vereinbarungen mit Geschäftspartnern oder deinem Vermieter darauf, die Übereinkunft noch einmal schriftlich zu fixieren.

Zumindest hinsichtlich der Versicherung Deines Pop-Up Stores kannst Du völlig sorgenfrei sein: Wenn Du Deinen Space über uns mietest, ist die gewerbliche Haftpflichtversicherung über Gothaer bei jeder Buchung inbegriffen, völlig automatisch und ohne zusätzliche Kosten. Und bei allen anderen Sorgen: Go—PopUp kann ganz sicher helfen. Unser Customer Care Team steht Dir bei allen Themen mit Rat und Tat zur Seite.

10. Storemanagement
Der Zeitplan steht, der finanzielle Rahmen ist gesetzt, die rechtlichen Bedingungen geklärt, die ideale Location gefunden – Deine Idee ist jetzt bereit, Wirklichkeit zu werden. Eine Liste mit allen Dingen, die Du zur Umsetzung Deines Konzepts brauchst, verschafft Dir den Überblick über die nötigen Details, damit Dein Store reibungslos funktioniert. Jetzt hängt alles an der guten Organisation und dem Storemanagement: Wo bekommst Du was? Reichen Deine Ressourcen? Wer ist wofür verantwortlich? Welches Kassensystem willst Du nutzen?

Um den Bezahlvorgang in Deinem Shop abzuwickeln, gibt es verschiedene Möglichkeiten und Anbieter. Die meisten Point-of-Sale-Systeme (POS) sind cloud-basiert und funktionieren durch eine Kombination aus Hardware (Geräte zum Einlesen und Scannen von EC-/Kreditkarten und Barcodes) und Software. Je nach Bedürfnis kann man bei der Auswahl des Anbieters ein paar Dinge vergleichen und gegeneinander abwägen: Kosten für die Hardware (Kasse, Belegdrucker, Scanner etc.), Garantie, Gebühren für Service oder Abwicklung, integrierte Tools für Bestandsverwaltung oder Mitarbeitermanagement (Stundenerfassung, Tracking Sales), Verknüpfbarkeit mit Deinem Buchhaltungssystem oder Deiner E-Commerce-Website, Support, Handhabbarkeit etc.

Wenn Du Leute anstellen musst, um Deinen Pop-Up zu betreiben, kannst Du auf professionelle Agenturen oder Stellenportale zurückgreifen oder einen Aufruf über Deine Social Media Kanäle starten. Freunde-von-Freunden und Follower Deiner Unternehmens-Seite stehen Deiner Idee mitunter näher. In jedem Fall solltest Du ein Training einplanen, damit alle Mitarbeiter den gleichen Wissensstand haben und sie Dein Produkt, Deinen Service oder Deine Idee in der bestmöglichen Weise präsentieren können.

Wenn Du bereits einen Online-Shop und/oder über Etsy, DaWanda & Co verkaufst, hast Du wahrscheinlich schon ein System für Deine Lagerverwaltung. Wenn der Offline-Vertrieb dazu kommt, solltest Du Dein Bestandsmanagement zentralisieren, damit Du Verfügbarkeiten synchronisieren, Bestellungen verwalten und damit auch zukünftigen Bedarf einschätzen kannst. Auch dafür gibt es Tools, die sich bewährt haben. Vielleicht ist auch das „Fit Shop“-Modell interessant für Dich? Das funktioniert wie in einem Showroom: Die Kunden können die Produkte vor Ort ansehen, anprobieren und direkt im Store online bestellen. Das Ziel wäre hier vielmehr Neukundengewinnung durch ein einzigartiges Einkaufserlebnis und weniger durch ein riesiges Sortiment.

11. PR
Denke Deinen Shop als Event! Shopping, aber auch Restaurant-, Galerie- oder Konzertbesuche sind soziale Ereignisse, die mit unmittelbarer Interaktion und sinnlicher Erfahrung einhergehen. Du kannst den Eindruck, den Du beim Einzelnen hinterlässt, nicht vorhersehen, aber Du kannst ihn genauso wie Deinen Store designen und eine Story inszenieren: Was willst Du mit Deinem Pop-Up erreichen? Wie sollen sich Deine Besucher beim Betreten, beim Verweilen und beim Verlassen Deines Ladens fühlen? Worüber sollen sie reden? Welche Bedürfnisse willst Du in ihnen wecken? Nur wenn Du die Message kennst, kannst Du den Beteiligten eine Rolle zuweisen und zielgerichtet PR betreiben.

Ein überzeugendes Opening Event, das Deine Story erzählt, ist die ideale Gelegenheit, eine große Aufmerksamkeit zu bekommen und bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Nicht zuletzt kannst Du ihn nutzen, um nachhaltigen Content zu generieren – und um Nachhaltigkeit sollte es Dir immer gehen. Baue längerfristige Beziehungen zu Journalisten, Redakteuren, Bloggern und anderen Personen auf, die an Schlüsselpositionen sitzen. Wenn Du die für Dich und Deine Idee begeistern kannst und sie Dein Vorhaben in ihre Medien, Communities und Fanbases hineintragen, ist das für Dein Unternehmen Gold wert. Wähle Deine Partner strategisch und sorgfältig aus und behandle sie dementsprechend; willkürliches oder unpersönliches Einladen wirkt beliebig und gewöhnlich.

Bei aller erzeugten Aufregung ums Pop-Up solltest Du von Anfang an Dein „Pop-Down“ immer thematisieren. Wenn Dein Laden plötzlich wieder verschwunden ist und der Grund dafür nicht bekannt ist, könnte negative Mundpropaganda folgen – und die ist tödlich für Deine Marke.

12. Marketing
Stell Dir vor Du hast einen tollen Store und niemandem fällt’s auf. Ein Pop-Up Shop ohne Shopper ist sinnlos. Deine Idee bereits in einem frühen Stadium Deiner Planung erfolgreich zu vermarkten ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit der Kunden zu gewinnen. Welche Kanäle des Off- und Online Marketings nutzt Dein Unternehmen bereits? Welche sollten hinzukommen? Neben dem eigenen Webauftritt sind die sozialen Kanäle essentiell. In PR– und Marketing-Ratgebern heißt es nicht umsonst immer: Social Media first! Hier kannst Du schnell, weitreichend und daher effektiv Furore machen. Soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter, Instagram oder Snapchat sind wichtige Werkzeuge, um in einen anhaltenden Dialog mit Deinen Followern und Fans zu treten. Nimm das wortwörtlich, monologisiere nicht und fordere zur Interaktion auf. Antworte Deinen Fans, bedank Dich, wenn sie sich involvieren. Nicht zuletzt sind die Rückläufe über Online-Kanäle auch gut messbar. Mit einem catchy Hashtag kannst Du zum Beispiel easy Deine Reichweite nachvollziehen. 

Aber auch good ol’ Email-Marketing erfüllt seinen Zweck. Ebenso natürlich Flyer und Plakate – was man nicht zuletzt zum Konzept ausweiten kann. Wichtig ist also auch hier nicht das richtungslose Aussenden. Statt in einen ungefilterten Mitteilungsdrang jedem von allem zu erzählen, solltest Du Dir eine Strategie überlegen, die die Corporate Identity Deines Unternehmens weiterträgt und die sich in das Gesamtkonzept Deines Pop-Up-Vorhabens einfügt.

Also wow, das alles klingt nach verdammt viel Arbeit, erst recht für etwas, das nur eine kurze Zeit existieren soll. Einen Pop-Up Store zu eröffnen ist aber der beste Weg, um wertvolle Erfahrungen für Dein Unternehmen zu sammeln – auf so viele Weisen kann Dein Business davon profitieren. Go—PopUp unterstützt Dich bei allen Fragen rund um Dein Pop-Up und hilft Dir bei der Realisierung – vom Komplettpaket bis hin zur Vermittlung einzelner Services und Dienstleistungen. Schreib uns einfach an, wir freuen uns auf Deine Idee!

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